Oto dotarliśmy do ostatniego dnia roku 2020, który wielu z nas chętnie i bez żalu pożegna. Rok 2020 nauczył nas sporo nowych rzeczy i zniechęcił do innych. Do której kategorii w Twoim przypadku należy planowanie? Mam nadzieję, że do tej pierwszej, bo ja wierzę w planowanie, choć nie zawsze wszystko się udaje i trzeba czasem w ciągu roku te plany modyfikować.
Pewnie pamiętacie, jak równo rok temu w oczekiwaniu na nowy rok snuliśmy plany, co chcemy zrobić i osiągnąć w 2020 roku. A potem przyszedł COVID-19 i prawie u każdego z nas wszystko musiało ulec modyfikacji, a plany trzeba było zrewidować. Na przykład my w HRM Institute od 1 marca 2020 zmieniliśmy biuro na takie, w którym m.in. możemy prowadzić szkolenia… Jak się domyślacie, nie odbyło się tam do tej pory ani jedno, a wszystkie szkolenia (oprócz jednego w Warszawie we wrześniu) przeprowadziliśmy online. Mimo tego uważam, że warto planować i trzeba planować, ponieważ każdy z nas ma do zrealizowania i w życiu zawodowym, i prywatnym mniejsze i większe cele, a te lepiej zrealizować wdrażając planowanie. Rok 2020 spowodował mnóstwo perturbacji, ale możemy wyciągnąć z nich wnioski i zacząć planować trochę inaczej. Jak? Jak wiadomo, planowanie to temat rzeka, ale na potrzebę tego tekstu skupię się na kilku najważniejszych kwestiach.
Oto kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę w procesie planowania działań biznesowych:
1. Spojrzenie w przeszłość jeszcze raz
Takie retrospektywna analiza przeszłości jest bardzo cenna. Dzięki niej możemy dowiedzieć się, co poszło nie tak i dlaczego. Odpowiedzieć sobie na pytanie, czy mogliśmy to przewidzieć (sic!) i – najważniejsze – jak możemy się przygotować na podobne kryzysy w przyszłości. Pamiętajmy, że uczenie się na własnych błędach jest bardzo efektywne.
2. Prognozowanie przyszłości
To, czego nas powinien nauczyć rok 2020, to to, że powinniśmy być przygotowani na różne scenariusze zdarzeń. Powinniśmy spoglądać na nasz biznes możliwie szeroko, czyli nie tylko na naszą branże i najbliższą konkurencję. Warto analizować sytuację innych branż, patrzeć na zmiany zachodzące w różnych krajach na świecie, szukać sygnałów zmian, czytać raporty. To tylko niektóre metody na wymyślenie różnych scenariuszy zdarzeń, które mogą spotkać naszą firmę i nas samych. Analitycy przyszłości mówią, że nie ma jednej przyszłości, a różne scenariusze mogą się dziać równolegle. Nic więc dziwnego, że prognozowanie przyszłości nie jest najłatwiejsze. Ale dobrze przygotowane scenariusze mogą udać i na pewno będzie się to firmie opłacać.
Dobrym przykładem tego, że warto prognozować przyszłość i że można było przewidzieć pandemię, są organizatorzy Wimbledonu. Okazuje się, że pamiętając epidemię SARS z początku XXI wieku, zawarli oni w 2003 roku umowę ubezpieczenia na wypadek odwołania turnieju wskutek pandemii. Przez 17 lat na składki wydali ponad 25,5 mln funtów. Można powiedzieć, że to dużo. Jednak ci, którzy interesują się tenisem wiedzą, że budżety turnieju wielkoszlemowego idą w setki milionów dolarów. W grę wchodzą milionowe kontrakty sponsorskie, olbrzymie pule nagród dla zwycięzców, udział światowych gwiazd tenisa, dziesiątki tysięcy osób uczestniczących jako publiczność. Dość powiedzieć, że z tytułu odwołania tegorocznego turnieju ubezpieczyciel musiał wypłacić 114 mln funtów! Trzeba przyznać, że to było niezłe zabezpieczenie i trafne prognozowanie przyszłości. Zainteresowanych szczegółami sprawy odsyłam pod ten link.
3. Planowanie zgodnie z celami biznesowymi i ustalenie priorytetów
Planowanie działań powinno być ściśle powiązane z celami, które chcemy zrealizować. Na pytanie, jak zaplanować sobie dzień, tydzień czy rok, odpowiadam pytaniem: a co chcesz w tym okresie zrobić i osiągnąć? Planowanie w pracy jest bardzo ważne i powinno być powiązane z celami biznesowymi całej organizacji i działu, w którym pracujesz. Rok 2020 uświadomił, że firmy powinny tworzyć strategie długoterminowe, ale nie zapominać o tych operacyjnych i krótkookresowych. To się wiąże z celami i planami, które są do zrealizowania przez każdego pracownika. Mam nadzieję, że firmy tworzą plany od razu na 2021 i 2022. Wielu analityków twierdzi, że 2021 to rok przejściowy, z dużą zmiennością, wiec przygotowanie się na te zawirowania i nakreślenie nowego sposobu działania będzie dobrym planem.
Warto też zwrócić uwagę na priorytety. Nie ustalajmy ich za dużo, poprzestając na dwóch – trzech, góra czterech, bo po prostu ich nie zrealizujemy. Planowanie to sztuka wyboru i ustalenia hierarchii ważności celów. Przy różnych scenariuszach zdarzeń pewnie cele biznesowe będą się różnić. Dlatego warto ustalić, które priorytety muszą być zrealizowane, niezależnie od sytuacji.
Planowanie na nowo to kalendarz, który nie jest przepełniony. Kto ma za dużo spotkań wewnątrzfirmowych i zaczyna realizować swoje cele dopiero po 8 godzinach pracy? Ręka w górę! Jednym z najczęstszych powodów braku realizacji celów, to… za dużo celów. Inny to za dużo spotkań oraz brak czasu na myślenie i planowanie. Może nowy rok 2021, to doby czas, żeby zacząć planować po nowemu – z zachowaniem odpowiedniej proporcji spotkań do czasu na inne zajęcia? Może nie musisz być na tych wszystkich spotkaniach? Zachęcam do przemyśleń (ja już swoje mam).
4. Planowanie a potrzebne narzędzia
Niektórzy planują już wszystko online – w kalendarzu w telefonie/komputerze, w programie do zarządzania projektami i celami (np. Asana, Trello i wiele innych). Inni potrzebują do tego również (lub tylko) notesu, kalendarza papierowego czy planera. Ja należę do drugiej grupy. Dlatego też, kiedy stworzyliśmy Wydawnictwo Wokół Marki – nowe dziecko HRM Institute – to jednym z pierwszych produktów, oprócz mojej książki, było wydanie Planera Wokół Marki. Ten produkt powstał na bazie przemyśleń, co dla mnie sprawdza się najlepiej i mam nadzieję, że sprawdzi się też u Ciebie. Jest wydrukowany na super papierze, który nie przebija (jest tak miły w dotyku, że ma się go ochotę cały czas głaskać) i można w nim robić plany w trybie miesięcznym i tygodniowym. Ma też miejsce na notatki. Jeśli chcesz zobaczyć ten planer (i książkę też) to zapraszam cię na stronę employerbrandingbeztajemnic.pl. Może przypadnie ci do gustu?
Planowanie wokół Marki i życzenia
Marka – pracodawcy, osobista, produktowa – wymaga, żeby ciągle o nią dbać. A to wiąże się z planowaniem, ustalaniem celów, priorytetów oraz realizowaniem działań dzień po dniu. Dbajmy o marki, za które jesteśmy odpowiedzialni, bo #markamaznaczenie!
Niech nadchodzący 2021 rok będzie dla Ciebie DOBRYM rokiem i osobiście, i zawodowo!
Życzę wszystkim (i sobie też) owocnego planowania i dbania o nasze marki.
Do siego roku!
Anna Macnar | CEO HRM Institute
