Kilka lat temu w Orange Polska rozpoczęliśmy proces zmiany kultury organizacyjnej. Zależało nam na tym, aby sposób naszego codziennego działania, komunikacji, współpracy czy podejścia do rozwiązywania problemów wspierał realizację celów strategicznych.
Czuliśmy, że do takiej zmiany potrzebujemy zupełnie nowego środowiska pracy. Takiego, które będzie zachęcało do otwartej komunikacji oraz sprzyjało współpracy i innowacyjności. Dlatego wraz z wieloma działaniami prowadzącymi do zmiany kultury organizacyjnej, czyli naszych postaw i zachowań, rozpoczęliśmy prace nad stworzeniem nowoczesnych przestrzeni biurowych dla kilkunastu tysięcy naszych pracowników i współpracowników w całej Polsce. Zależało nam także na tym, aby nowe siedziby, oprócz swojego wymiaru kulturotwórczego, odzwierciedlały zaangażowanie firmy w działania na rzecz środowiska i wpisywały się w zieloną strategię #OrangeGoesGreen. Nasze działania rozpoczęliśmy jeszcze przed pandemią. Ten trudny okres jedynie przyspieszył, a nawet jeszcze mocniej ukierunkował nasze podejście do kształtowania przestrzeni biurowej jako otoczenia, które ma sprzyjać integracji, wspierać pracę zespołową i przepływ informacji.
Smart Office
Pojęcie przyjaznego środowiska pracy po półtora roku pandemii i pracy zdalnej nabrało nowego znaczenia. Wiele firm zdecydowało się na powrót do biur na bardziej elastycznych zasadach, często w postaci jakiegoś modelu pracy hybrydowej. W rezultacie przestrzeń biurowa zyskała wspomnianą już integracyjną rolę, a środowisko pracy oprócz biurka oznacza dziś także cyfrowe narzędzia i rozwiązania wspomagające realizację zadań i efektywną współpracę. Odpowiednio zaaranżowana przestrzeń do pracy to również sposób na wyrażenie wartości firmy. To holistyczne podejście do środowiska pracy zawarliśmy w naszym projekcie kompleksowej zmiany biur Orange – Smart Office.
Zaczęliśmy od małych kroków. Jeszcze przed pandemią wprowadziliśmy możliwość wykonywania pracy w dowolnym miejscu w biurze (co oznaczało rezygnację ze stałych biurek przypisanych do konkretnych osób) oraz skorzystania z jednego dnia pracy zdalnej w tygodniu. Po pandemii, w dialogu z pracownikami, wdrożyliśmy model pracy hybrydowej: dwa dni w biurze i trzy zdalnie. Jednym z celów Smart Office jest stworzenie otoczenia, które ułatwi pracę w tym modelu. Przestrzeń musi przede wszystkim sprzyjać przepływowi informacji. Stąd w naszych biurach mamy sporo otwartych, ale przyjaznych i przytulnych przestrzeni. Kreatywną pracę w grupie wspierają przestrzenie coworkingowe – idealne do prowadzenia warsztatów i spotkań. Pamiętamy też o efektywności indywidulanej, potrzebie skupienia i pracy w ciszy, dlatego przygotowaliśmy miejsca do tzw. deepworkingu.
Korzystanie z nowej przestrzeni
Korzystanie z nowej przestrzeni ułatwiają cyfrowe narzędzia, takie jak aplikacja do rezerwacji miejsca w biurze, miejsca parkingowego czy sali konferencyjnej. Testujemy właśnie identyfikator służbowy w telefonie. Z kolei rozwiązania bezprzewodowe w salach konferencyjnych są nie tylko przyjazne środowisku, bo eliminują użycie kabli, ale też wygodne, ponieważ pozwalają na szybkie połączenie się z infrastrukturą konferencyjną i sprawne przeprowadzenie spotkań, także w formule hybrydowej.
W sumie w ciągu ostatnich czterech lat udostępniliśmy 15 tysiącom naszych pracowników i współpracowników nowoczesne biura w Gdańsku, Łodzi, Radomiu, Toruniu, Bydgoszczy, Wrocławiu, Katowicach, Olsztynie i Krakowie. Jesteśmy też w trakcie modernizacji siedziby głównej w Warszawie. Każde miasto to inna, wyjątkowa historia.
W nowych biurach chcieliśmy podkreślić te walory i okazać szacunek lokalnej różnorodności. I tak powstało „filmowe” biuro w Łodzi czy „kosmiczne” w Toruniu. Z kolei we Wrocławiu pomysł na aranżację nawiązuje do faktu, że miasto zostało w 2016 r. Europejską Stolicą Kultury. Wystrój biura w Bydgoszczy nawiązuje do muzycznych tradycji miasta, a w Gdańsku odzwierciedla bogatą portową historię.
Oczywiście praca zdalna przyniosła wiele nowych wyzwań, jak chociażby rosnącą liczbę spotkań online. Wymagają one zmian wyposażenia biur. Także wdrożenia nowych rytuałów i takiej organizacji pracy, która pozwala zachować efektywność i zapobiega przeciążeniu pracowników. Dlatego elementem nowego podejścia do środowiska pracy w Orange jest też edukacja w zakresie tego, jak organizować dobre spotkania.
Ułatwiają to narzędzia takie jak „spotykacz”, który automatycznie skraca czas planowanego spotkania o 5 min (np. 25 min, a nie 30), co pozwala zachować choćby krótkie przerwy między spotkaniami. Z kolei „godzina bez spotkań”, codziennie między 13.00 a 14.00, zarezerwowana jest w kalendarzach wszystkich pracowników jako czas, kiedy nie organizujemy żadnych spotkań. Można przeznaczyć go np. na pracę własną czy lunch.
Zielone społeczności Orange
Z myślą o nowych biurach postanowiliśmy zrobić coś więcej niż tylko przeprowadzka do nowego miejsca. Nawiązaliśmy współpracę z lokalnymi samorządami, a także zaprosiliśmy nasze zespoły w poszczególnych miastach, aby aktywnie włączały się w powstawanie tych miejsc oraz miały wpływ na ich wygląd i tworzenie wokół nich zaangażowanych społeczności.
W każdym z nowych biur powołaliśmy tzw. radę miasteczka, złożoną z przedstawicieli pracowników z danej lokalizacji, wybranych w głosowaniu. Zadaniem rady jest integrowanie i angażowanie pracowników wokół inicjatyw, które poprawiają komfort i atmosferę pracy w danym biurze, odpowiadając na konkretne, lokalne potrzeby.
Osią wielu z tych inicjatyw są klimatyczne zobowiązania, jakie postawiliśmy sobie w ramach strategii #OrangeGoesGreen. Dzięki zaangażowaniu pracowników wokół nowych biur powstają łąki kwietne, pasieki i nowe nasadzenia drzew. Organizowane są akcje sprzątania świata, a w działania często włączane są np. samorządy czy lokalne placówki edukacyjne. Rady z sukcesem organizują zbiórki na rzecz pomocy Ukrainie, akcje charytatywne czy… zajęcia z jogi. Powstaje dzięki temu kultura współdzielenia i odpowiedzialności za otoczenie – nie tylko to najbliższe.
Staramy się minimalizować ślad węglowy tworzony przez nasze budynki i narzędzia pracy takie jak samochody służbowe. Dlatego do floty Orange włączamy samochody hybrydowe i elektryczne, a tam, gdzie jest to możliwe, montujemy panele fotowoltaiczne. Wprowadzamy zmiany w życie biura, pozornie drobne, ale mające znaczenie. Latem temperatura w naszych biurach wynosiła 24 stopnie, a zimą utrzymujemy ją na poziomie 20 stopni. Kilka stopni różnicy, a wymierna korzyść dla planety i oszczędności dla firmy.
Co nam mówią pracownicy?
Oczywiście głęboka zmiana kultury, nawyków i sposobu działania wymaga czasu i zachowania konsekwencji. Mimo to już teraz, po tych kilku latach tworzenia nowego środowiska pracy, widzimy pierwsze efekty. W naszych cyklicznych badaniach kultury organizacyjnej (ostatnie przeprowadzono we wrześniu 2022 r.) pracownicy potwierdzają, że m.in. wprowadzenie pracy hybrydowej dało im większe poczucie samodzielności – czują, że firma obdarza ich większym zaufaniem. Definiując główne cechy kultury Orange, wskazali oni także innowacyjność i otwartą komunikację – a były to wyzwania, które także stawialiśmy sobie, planując nowe biura i narzędzia pracy w Smart Office. W opisie kultury stworzonym przez uczestników badania pojawia się również odpowiedzialność. Widzimy, że jest to wartość już bardzo mocno zintegrowana zarówno z celami firmy jako organizacji, jak i jej pracowników poprzez ich codzienne działania i decyzje.
Środowisko Pracy Orange Polska
Artykuł został opublikowany w publikacji EB Book 2023. Cały przewodnik w formacie PDF pobierzesz tutaj